Datenschutzerklärung
Stand: 02.10.2026 · Fassung 1 (Entwurf)
Entwurf. Dieser Text beschreibt die tatsächliche Verarbeitung und das geplante Angebot von Rechniqo, ist aber noch nicht juristisch geprüft und noch nicht verbindlich. Die verbindliche Fassung wird vor dem Start des Angebots veröffentlicht.
1. Verantwortlicher
Die vollständigen Angaben zum Verantwortlichen werden vor dem Start des Angebots ergänzt (siehe Impressum). Bis dahin erreichen Sie uns über das Kontaktformular.
2. Überblick und Rollen
Rechniqo ist eine Software zur automatisierten Prüfung von Eingangsrechnungen für Unternehmen. Es richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.
- Als Verantwortliche verarbeiten wir die Daten von Besuchern dieser Website, von Personen, die einen Testzugang oder Kontakt anfragen, und die Kontodaten der Nutzer unserer Kunden (Abschnitte 3 bis 5).
- Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) verarbeiten wir die Rechnungen und sonstigen Inhalte, die unsere Kunden hochladen (Abschnitte 6 und 7). Verantwortlich für diese Inhalte ist der jeweilige Kunde; die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.
3. Hosting und Server-Protokolle
Rechniqo läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in deren Rechenzentrum in Nürnberg (Deutschland). Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag.
Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet der Webserver technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser- und Betriebssystemangabe (User-Agent).
- Zweck: Auslieferung der Website, Betriebssicherheit, Abwehr und Aufklärung von Angriffen.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb).
- Speicherdauer: Die Protokolle des Webservers werden täglich rotiert und nach 14 Tagen gelöscht. Die Protokolle der Anwendung enthalten keine IP-Adressen der Besucher; sie werden größenbegrenzt rotiert (höchstens 5 Dateien je 10 MB je Dienst) und dadurch fortlaufend überschrieben.
4. Testzugang- und Kontaktanfrage
Wenn Sie über das Anfrageformular einen Testzugang oder Kontakt anfragen, speichern wir: Vor- und Nachname, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, freiwillig Telefonnummer, ungefähre Rechnungsmenge und Nachricht (bei Auswahl eines Tarifs ist er dort vorausgefüllt) sowie den Zeitpunkt, zu dem Sie die Datenschutzhinweise bestätigt haben.
- Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und Einrichtung eines Testzugangs.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage) und, soweit Sie für ein Unternehmen anfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit Geschäftskunden).
- Pflichtangaben: Name, Unternehmen und E-Mail-Adresse sind für die Bearbeitung nötig; alle übrigen Angaben sind freiwillig.
- Spam-Schutz: ohne externen Dienst – ein unsichtbares Feld, eine Zeitprüfung und eine Begrenzung der Anfragen je IP-Adresse. Die IP-Adresse wird dafür nur für eine Stunde im Arbeitsspeicher-Cache gezählt und nicht dauerhaft gespeichert.
- Speicherdauer: bis Ihre Anfrage erledigt ist; kommt kein Vertrag zustande, löschen wir sie. Eine automatische Löschfrist ist derzeit noch nicht eingerichtet; wir löschen auf Anfrage jederzeit.
5. Benutzerkonto und Anmeldung
Für jeden Nutzer eines Kundenkontos speichern wir Benutzername, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, das Passwort ausschließlich als kryptografischen Hashwert, die Rolle im Unternehmen sowie Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Innerhalb der Anwendung speichern wir außerdem, welche Benachrichtigungen ein Nutzer gelesen und welche Befunde er entschieden hat (mit Name und Zeitpunkt), damit Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.
- Zweck: Bereitstellung des Kontos, Anmeldung, Rechteverwaltung, Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Kunden) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Nutzer, die ein Kunde einrichtet.
- Schutz vor Passwort-Raten: Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden je Benutzername und IP-Adresse für 15 Minuten im Cache gezählt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Schutz der Konten) und danach automatisch verworfen.
- Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags; danach Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Benutzer werden derzeit durch uns auf Anfrage gelöscht; eine Selbstlöschung in der Anwendung gibt es noch nicht.
6. Verarbeitung von Rechnungen im Auftrag unserer Kunden
Kunden laden Eingangsrechnungen hoch (PDF, Bild oder XML, bis 20 MB je Datei). Rechniqo liest sie aus und prüft sie, speichert die Rechnungsdaten und Positionen, legt Lieferanten, Artikel und eine Preishistorie an, erstellt Befunde und Benachrichtigungen innerhalb der Anwendung. Rechnungen können personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Bankverbindungen oder Namen von Einzelunternehmern.
Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag und nach Weisung des Kunden (Art. 28 DSGVO). Die Daten jedes Kunden werden getrennt gespeichert und verarbeitet. Die Belege sind nicht öffentlich abrufbar, sondern nur angemeldeten Nutzern des jeweiligen Kunden zugänglich. Einzelheiten, Speicherdauer und Löschung regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag; eingesetzte Dienstleister nennt die Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Rechniqo versendet keine E-Mails und keine Reklamationen an Lieferanten. Ein Reklamationstext wird nur als Entwurf erstellt; ob und wie er versendet wird, entscheidet der Kunde.
7. KI-gestützte Auslesung und Prüfung (Anthropic, USA)
Zum Auslesen und Prüfen der Rechnungen setzt Rechniqo das KI-Modell „Claude“ der Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA, ein.
- Welche Daten: der hochgeladene Originalbeleg mit allen darin enthaltenen Angaben sowie für die Prüfung benötigte Vergleichsdaten aus dem Kundenkonto (frühere Preise derselben Artikel, frühere Rechnungsnummern und -beträge des Lieferanten, hinterlegte Lieferantenkonditionen).
- Zweck: Auslesen der Rechnungsdaten und Prüfung auf Abweichungen.
- Drittlandübermittlung: Die Daten werden in die USA übermittelt. Die Rechtsgrundlage und die Garantien dieser Übermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO sowie die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Anthropic werden vor dem Start des Angebots vertraglich geregelt und hier ergänzt.
- Die Ergebnisse der KI sind Hinweise. Jeder Befund zeigt, worauf er beruht; entscheiden müssen die Nutzer des Kunden (siehe Abschnitt 10).
8. Cookies und Speicherung im Browser
Rechniqo verwendet nur Speicherungen, die für den von Ihnen genutzten Dienst erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies; deshalb fragen wir keine Einwilligung ab.
| Name | Art | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
sessionid | Cookie | Hält Sie nach der Anmeldung angemeldet (Sitzung). | 2 Wochen ab Anmeldung bzw. bis zur Abmeldung |
csrftoken | Cookie | Schutz von Formularen vor Fälschung (Cross-Site Request Forgery). | 1 Jahr |
rq-theme | localStorage | Ihre Wahl der Darstellung (hell, dunkel oder wie das System). Wird nur gesetzt, wenn Sie die Darstellung ausdrücklich umstellen. | Bis Sie die Einstellung zurücksetzen oder den Browserspeicher löschen |
rq-search-recent | localStorage | Ihre letzten Suchbegriffe in der Suche der Anwendung (nur nach der Anmeldung, nur auf Ihrem Gerät). | Bis Sie den Browserspeicher löschen (höchstens die letzten Einträge) |
rq-doc-marks | localStorage | Ob Markierungen im Beleg angezeigt werden (nur nach der Anmeldung). | Bis Sie den Browserspeicher löschen |
Alle Einträge stammen von Rechniqo selbst; Einträge im Browserspeicher (localStorage) verlassen Ihr Gerät nicht. Sie können sie jederzeit in Ihrem Browser löschen.
9. Was wir nicht einsetzen
Auf dieser Website und in der Anwendung setzen wir derzeit nicht ein: Analyse- oder Trackingdienste, Werbe- oder Social-Media-Einbindungen, extern geladene Schriftarten oder Skripte (alle Dateien kommen von unserem eigenen Server), Captcha-Dienste, einen Newsletter, einen Zahlungsdienstleister oder einen E-Mail-Versanddienst. Kommt einer dieser Dienste hinzu, ergänzen wir diese Erklärung vorher.
10. Keine automatisierten Einzelentscheidungen
Rechniqo wertet Rechnungen automatisch aus, kennzeichnet mögliche Abweichungen und setzt einen Bearbeitungsstatus. Rechniqo gibt keine Zahlungen frei, sendet keine Reklamationen und trifft keine Entscheidungen gegenüber Personen; Freigabe, Klärung und Reklamation entscheiden die Nutzer des Kunden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nach unserem Verständnis nicht statt.
11. Datensicherheit
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen beschreibt die Seite Technische und organisatorische Maßnahmen. Wichtiger Hinweis: Die Verbindung zu Rechniqo ist derzeit noch nicht per TLS (HTTPS) verschlüsselt. Die Umstellung erfolgt vor dem Start des Angebots.
12. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; derzeit stützen wir keine Verarbeitung auf eine Einwilligung.
Betrifft Ihr Anliegen Rechnungsinhalte, die ein Kunde bei uns hochgeladen hat, wenden Sie sich bitte an diesen Kunden als Verantwortlichen; wir unterstützen ihn dabei.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.